QUY TRÌNH PHỐI HỢP NỘI BỘ

Hướng dẫn các cá nhân, bộ phận phụ trách cập nhật kịp thời các quy trình và biểu mẫu vào thư mục dùng chung “QUY TRÌNH - BIỂU MẪU” được chia sẻ toàn trường trên hệ thống Portal Office, nhằm đảm bảo thông tin được lưu trữ, sử dụng đồng bộ và hiệu quả.

Vị trí thư mục

Thư mục: QUY TRÌNH - BIỂU MẪU

Vị trí: Nằm trong thư mục chia sẻ chung trên Portal Office (TÀI LIỆU NỘI BỘ -> QUY TRÌNH - BIỂU MẪU), đã được cấp quyền xem cho toàn thể viên chức – người lao động và quyền thêm mới/chỉnh sửa cho các cá nhân, bộ phận phụ trách.

Hướng dẫn chi tiết

DÀNH CHO CÁ NHÂN/BỘ PHẬN CÓ QUYỀN THÊM MỚI/CHỈNH SỬA

Truy cập thư mục

Đăng nhập hệ thống Portal Office bằng tài khoản được cấp.

Từ giao diện chính, vào mục Tài liệu à Tài liệu nội bộ.

Tìm và mở thư mục: “QUY TRÌNH - BIỂU MẪU”.

Chọn Tài liệu cần xem hoặc có thể sử dụng chức năng Tìm kiếm

Chi tiết Tài liệu sẽ gồm có các nội dung cần chú ý sau:

Thêm mới Thư mục/Tài liệu

THƯ MỤC CON

Nhấn nút Thêm nhóm con để tạo thư mục mới.

Người dùng điền Tên nhóm và Ghi chú (nếu có). Sau đó chọn Cập nhật để thêm Thư mục mới. Nếu muốn chỉnh sửa, người dùng chọn vào Thư mục cần chỉnh sửa, sau đó chọn Tác vụ khác à Sửa nhóm và tiến hành điều chỉnh thông tin. Cuối cùng, chọn Cập nhật để lưu thay đổi.

Đối với trường hợp cần thay đổi thứ tự thư mục, người dùng liên hệ quản trị hệ thống để được hỗ trợ.

TÀI LIỆU

Chọn Thư mục cần thêm mới, nhấn nút Thêm tài liệu để thêm tài liệu mới.

Người dùng điền các nội dung bắt buộc như Tài liệu kèm chính, tài liệu đính kèm (Tài liệu kèm phụ), Tên tài liệu, Số hiệu (nếu có), Ngày ban hành và chọn Cập nhật để thêm mới tài liệu.

Nếu người dùng cần chỉnh sửa Tài liệu, người dùng chọn vào Tài liệu cần chỉnh sửa, chọn Sửa tài liệu trên thanh công cụ. Sau đó chỉnh sửa các thông tin và chọn Cập nhật để lưu lại. Hoặc có thể chọn Xóa để xóa Tài liệu.