KÝ SỐ VĂN BẢN
Last updated
Last updated
Có 2 cách để ký số văn bản, tuỳ vào nhu cầu mà người dùng lựa chọn cách phù hợp
Để ký số văn bản nhanh, người dùng có thể vào Portal Office, chọn chức năng Ký số trên thanh điều hướng. Nhấn chọn Ký số và chọn file cần ký.
Tính năng này thường được sử dụng để ký các file cá nhân mà không cần dùng tính năng Trình ký. Tuy nhiên, sử dụng cách này phần mềm sẽ không lưu lại file vừa ký. Sau khi ký số hoàn tất, người dùng sẽ tải file vừa ký về máy thay vì "Lưu lại".
Lưu ý: File ký số là file PDF và tên file không có các ký tự đặc biệt như &*,...
Cách này áp dụng trong tính năng Trình ký.
Khi có yêu cầu trình ký cần ký số, người dùng vào yêu cầu trình ký, nhấn chuột trái vào file cần ký, chọn Ký số. Đối với yêu cầu có nhiều file cần ký, người dùng có thể thao tác tương tự.
Để ký số văn bản, người dùng thao tác như sau:
Bước 2: Kéo chữ ký đến vị trí cần ký (có thể thay đổi kích thước chữ ký).
Bước 5: Nhấn "Phản hồi" để phản hồi yêu cầu kèm các file vừa ký số.
Thanh công cụ ký số: Nằm ở góc trên bên phải màn hình
Trong đó:
Sau khi chọn thông tin ký hoàn tất, nhấn nút "X" để đóng hộp thoại lại và hình ảnh chữ ký sẽ hiển thị. Người dùng kéo chữ ký đến vị trí phù hợp và nhấn biểu tượng cây bút để ký số.
Chọn chữ ký: Ký chính hoặc Ký nháy
Chọn cách hiển thị:
Ký hình ảnh: Hiển thị hình ảnh chữ ký.
Ký chỉ chữ: Hiển thị thông tin là chữ trên file cần ký. Thường được dùng để nhập họ tên, ngày tháng văn bản,... Khi đó người dùng chọn kích thước chữ và nhập nội dung, nhấn dấu "X" để tắt hộp thoại.
Ảnh & Thông tin ngang: Hiển thị hình ảnh chữ ký và thông tin như: Họ tên, chức vụ, thời gian ký. Và hiển thị theo chiều ngang.
Ảnh & Thông tin dọc: Hiển thị hình ảnh chữ ký và thông tin như: Họ tên, chức vụ, thời gian ký. Và hiển thị theo chiều dọc.
Và để thay đổi kích thước hình ảnh chữ ký (thu nhỏ, phóng to) hoặc dòng chữ hiển thị chưa phù hợp, người dùng có thể nhấn vào biểu tượng "X" góc trên bên phải của chữ ký và di chuyển chuột vào 1 trong 4 gốc để thay đổi kích thước. Hoặc có thể liên hệ quản trị để thay đổi chữ ký tại đây.
Và khi ký số hoàn tất, chữ ký số sẽ được gắn vào file, để ký tiếp, người dùng thao tác tương tự như kéo chữ ký đến vị trí cần ký, nhấn biểu tượng cây bút để ký số.
Và trong giao diện mới, file cần ký sẽ được tô màu đỏ và có hiển thị số trang cần ký. Người dùng có thể chọn file cần ký, chọn trang cần ký, phần mềm sẽ tự động kéo xuống trang vừa chọn.
Tốc độ mạng internet ảnh hưởng đến tốc độ ký số. Khi nhập mã PIN và "Xác nhận" nhưng phần mềm loading...lâu. Người dùng nên tắt tab đang ký và thao tác ký số lại.
Tên file có các ký tự đặc biệt như & ( ) v.v. hoặc tên file quá dài (quá 260 ký tự) sẽ không ký số được. Người dùng nên đặt lại tên file.
Sau khi lần đầu, phần mềm Portal Office sẽ lưu lại thông tin như Mã PIN, loại chữ ký, kiểu chữ ký để mặc định hiển thị cho các lần ký tiếp theo.
Bước 1: Chọn biểu tượngđể chọn loại chữ ký và cách hiển thị.
Bước 3: Chọn biểu tượng để ký số. Và thao tác tương tự cho đến khi ký hoàn tất file.
Bước 4: Chọn biểu tượng để lưu lại và có thể chọn các file khác để tiếp tục ký. Đối với ký số nhanh file cá nhân như bên trên, người dùng chọn biểu tượng để tải file về máy.
Biểu tượng dùng để in file (có thể in file có chữ ký số sau khi đã ký số).
Biểu tượng dùng để tải file về máy (có thể tải file có chữ ký số về máy sau khi đã ký số).
Biểu tượng dùng để quay lại, thoát khỏi màn hình ký số.
Biểu tượng dùng để chọn chữ ký (ký chính, ký nháy, ký chỉ chữ). Khi nhấn chọn, một hộp thoại "Thông tin ký số" xuất hiện.
Biểu tượng dùng để ký số văn bản. Khi nhấn chọn, một hộp thoại yêu cầu mã PIN xuất hiện, người dùng nhập mã PIN và nhấn "Xác nhận" để ký số.
Khi hoàn tất, nhấn biểu tượng để lưu lại. Khi đó, phần mềm sẽ quay về màn hình Phản hồi. Tại màn hình này, file vừa ký số sẽ quay về cuối và người dùng có thể nhấn chuột trái vào các file khác để ký số (và thao tác tương tự như trên) hoặc nhấn "Phản hồi" để phản hồi yêu cầu trình ký kèm các file vừa ký số.
