# KÝ SỐ VĂN BẢN

Có 2 cách để ký số văn bản, tuỳ vào nhu cầu mà người dùng lựa chọn cách phù hợp

### **Cách 1:** Ký nhanh file cá nhân

Để ký số văn bản nhanh, người dùng có thể vào Portal Office, chọn chức năng **Ký số** trên thanh điều hướng. Nhấn chọn **Ký số** và chọn file cần ký.

<figure><img src="/files/c5iP6Afht0HuCwhVTKxP" alt=""><figcaption><p>Ký số file cá nhân</p></figcaption></figure>

Tính năng này thường được sử dụng để ký các file cá nhân mà không cần dùng tính năng Trình ký. <mark style="color:red;">**Tuy nhiên, sử dụng cách này phần mềm sẽ không lưu lại file vừa ký.**</mark> Sau khi ký số hoàn tất, người dùng sẽ tải file vừa ký về máy thay vì "Lưu lại".

Lưu ý: File ký số là **file PDF** và tên file không có các ký tự đặc biệt như &\*,...

### **Cách 2:** Ký số trong Quy trình trình ký

Cách này áp dụng trong tính năng Trình ký.&#x20;

Khi có yêu cầu trình ký cần ký số, người dùng vào yêu cầu trình ký, nhấn chuột trái vào file cần ký, chọn **Ký số**. *<mark style="color:blue;">**Đối với yêu cầu có nhiều file cần ký, người dùng có thể thao tác tương tự.**</mark>*

<figure><img src="/files/GWj8qErW0W9N2SJaSqvK" alt=""><figcaption><p>Ký số văn bản trong yêu cầu trình ký</p></figcaption></figure>

Để ký số văn bản, người dùng thao tác như sau:

**Bước 1:** Chọn biểu tượng<img src="/files/xoLlRmDac6FpKAYHtTzv" alt="" data-size="line">để chọn loại chữ ký và cách hiển thị.

**Bước 2:** Kéo chữ ký đến vị trí cần ký (có thể thay đổi kích thước chữ ký).

**Bước 3:** Chọn biểu tượng <img src="/files/ByUYER1HQUT4qLOdonQ8" alt="" data-size="line"> để ký số. Và thao tác tương tự cho đến khi ký hoàn tất file.

**Bước 4:** Chọn biểu tượng <img src="/files/5eVccWEFhOOmUUHbd2pk" alt="" data-size="line"> để lưu lại và có thể chọn các file khác để tiếp tục ký. *<mark style="color:blue;">Đối với</mark>* [*<mark style="color:blue;">**ký số nhanh file cá nhân**</mark>*](#cach-1-ky-nhanh-file-ca-nhan) *<mark style="color:blue;">như bên trên, người dùng chọn biểu tượng</mark>* <img src="/files/cdPsxDxK9Q0TI6eDODrd" alt="" data-size="line"> *<mark style="color:blue;">để tải file về máy.</mark>*

**Bước 5:** Nhấn **"Phản hồi"** để phản hồi yêu cầu kèm các file vừa ký số.

### Chi tiết giao diện và chức năng ký số

Thanh công cụ ký số: Nằm ở góc trên bên phải màn hình

<figure><img src="/files/pwVmnuDBKUlQ9rPlmUUI" alt=""><figcaption><p>Thanh công cụ dùng trong ký số</p></figcaption></figure>

**Trong đó:**

Biểu tượng <img src="/files/1fuQ3AqjvNdlcBo3QZhe" alt="" data-size="line"> dùng để in file (có thể in file có chữ ký số sau khi đã ký số).

Biểu tượng <img src="/files/cdPsxDxK9Q0TI6eDODrd" alt="" data-size="line"> dùng để tải file về máy (có thể tải file có chữ ký số về máy sau khi đã ký số).

Biểu tượng <img src="/files/9bymimkPtgvJ6k6Bkijw" alt="" data-size="line"> dùng để quay lại, thoát khỏi màn hình ký số.

Biểu tượng <img src="/files/xoLlRmDac6FpKAYHtTzv" alt="" data-size="line"> dùng để chọn chữ ký (ký chính, ký nháy, ký chỉ chữ). Khi nhấn chọn, một hộp thoại **"Thông tin ký số"** xuất hiện.&#x20;

Sau khi chọn thông tin ký hoàn tất, nhấn nút **"X"** để đóng hộp thoại lại và hình ảnh chữ ký sẽ hiển thị. Người dùng kéo chữ ký đến vị trí phù hợp và nhấn biểu tượng cây bút để ký số.

<figure><img src="/files/VmxQg5S6oywtMbTyn9AI" alt=""><figcaption><p>Hộp thoại thông tin ký số</p></figcaption></figure>

* **Chọn chữ ký:** Ký chính hoặc Ký nháy
* **Chọn cách hiển thị:**

  * **Ký hình ảnh:** Hiển thị hình ảnh chữ ký.

  <figure><img src="/files/gaoby1OV8xkmPDJCPl6b" alt=""><figcaption><p>Ví dụ về ký hình ảnh</p></figcaption></figure>

  * **Ký chỉ chữ:** Hiển thị thông tin là chữ trên file cần ký. Thường được dùng để nhập họ tên, ngày tháng văn bản,... Khi đó người dùng chọn kích thước chữ và nhập nội dung, nhấn dấu **"X"** để tắt hộp thoại.

<figure><img src="/files/gBVgubKu6vbiUbjUm9zP" alt=""><figcaption><p>Ví dụ về ký chỉ chữ</p></figcaption></figure>

* **Ảnh & Thông tin ngang:** Hiển thị hình ảnh chữ ký và thông tin như: Họ tên, chức vụ, thời gian ký. Và hiển thị theo chiều ngang.

<figure><img src="/files/QbmLpmCEy6ezuPW5fGD1" alt=""><figcaption><p>Ví dụ về ảnh và thông tin ngang</p></figcaption></figure>

* **Ảnh & Thông tin dọc:** Hiển thị hình ảnh chữ ký và thông tin như: Họ tên, chức vụ, thời gian ký. Và hiển thị theo chiều dọc.

<figure><img src="/files/EaDyA9LIpnz923IDSvW9" alt=""><figcaption><p>Ví dụ về ảnh và thông tin dọc</p></figcaption></figure>

Và để thay đổi kích thước hình ảnh chữ ký (thu nhỏ, phóng to) hoặc dòng chữ hiển thị chưa phù hợp, người dùng có thể nhấn vào biểu tượng **"X"** góc trên bên phải của chữ ký và di chuyển chuột vào 1 trong 4 gốc để thay đổi kích thước. Hoặc có thể liên hệ quản trị để thay đổi chữ ký [**tại đây**](/huong-dan-su-dung-portal-office/thuong-dung/ky-so/thay-doi-hinh-anh-chu-ky.md)**.**

<figure><img src="/files/qLgtt4GwseyKdTPY7yBA" alt=""><figcaption><p>Thay đổi kích thước chữ ký</p></figcaption></figure>

Biểu tượng <img src="/files/ByUYER1HQUT4qLOdonQ8" alt="" data-size="line"> dùng để ký số văn bản. Khi nhấn chọn, một hộp thoại yêu cầu mã PIN xuất hiện, người dùng nhập mã PIN và nhấn **"Xác nhận"** để ký số.

<figure><img src="/files/aalqFvUwkLjRUEYbWJ0b" alt=""><figcaption><p>Nhập mã PIN ký số</p></figcaption></figure>

Và khi ký số hoàn tất, chữ ký số sẽ được gắn vào file, để ký tiếp, người dùng thao tác tương tự như kéo chữ ký đến vị trí cần ký, nhấn biểu tượng cây bút để ký số.

Khi hoàn tất, nhấn biểu tượng <img src="/files/5eVccWEFhOOmUUHbd2pk" alt="" data-size="line"> để lưu lại. Khi đó, phần mềm sẽ quay về màn hình Phản hồi. Tại màn hình này, file vừa ký số sẽ quay về cuối và người dùng có thể nhấn chuột trái vào các file khác để ký số (và thao tác tương tự như trên) hoặc nhấn **"Phản hồi"** để phản hồi yêu cầu trình ký kèm các file vừa ký số.

<figure><img src="/files/rkE2We7WbvAQJZtSH6IP" alt=""><figcaption><p>Màn hình Phản hồi khi Lưu file vừa ký số</p></figcaption></figure>

Và trong giao diện mới, file cần ký sẽ được tô <mark style="color:red;">**màu đỏ**</mark> và có hiển thị số trang cần ký. Người dùng có thể chọn file cần ký, chọn trang cần ký, phần mềm sẽ tự động kéo xuống trang vừa chọn.

<figure><img src="/files/YOh1MdTtrmi603Vsttb2" alt=""><figcaption><p>Ví dụ về file cần ký số và trang cần ký trong file</p></figcaption></figure>

### <mark style="color:red;">Lưu ý khi ký số:</mark>

1. Tốc độ mạng internet ảnh hưởng đến tốc độ ký số. Khi nhập mã PIN và "Xác nhận" nhưng phần mềm loading...lâu. Người dùng nên tắt tab đang ký và thao tác ký số lại.
2. Tên file có các ký tự đặc biệt như & ( ) v.v. hoặc tên file quá dài (quá 260 ký tự) sẽ không ký số được. Người dùng nên đặt lại tên file.
3. Sau khi lần đầu, phần mềm Portal Office sẽ lưu lại thông tin như Mã PIN, loại chữ ký, kiểu chữ ký để mặc định hiển thị cho các lần ký tiếp theo.


---

# Agent Instructions: Querying This Documentation

If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question.

Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter:

```
GET https://dvtphong-organization.gitbook.io/huong-dan-su-dung-portal-office/thuong-dung/ky-so/ky-so-van-ban.md?ask=<question>
```

The question should be specific, self-contained, and written in natural language.
The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.

Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.